Jak wybrać kasę fiskalną?

W Polsce w większości przypadków przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą rejestrować ją na kasie fiskalnej. Obowiązek posiadania kas fiskalnych cały czas rozszerza się na kolejne zawody, także coraz więcej osób staje przed koniecznością zakupu takiego właśnie urządzenia. Problemem jest wybór kasy fiskalnej z ogromnego asortymentu dostępnych urządzeń. Na jakie parametry należy przy tym zwracać uwagę i jaki rodzaj kasy jest adresowany do konkretnych odbiorców? Odpowiadamy na te i inne pytania w naszym poradniku „jak wybrać kasę fiskalną?”.

Na skróty...

Ważne parametry i funkcje kas fiskalnych

kasa fiskalna - jak wybrać

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest dosyć powszechny, dlatego nasz poradnik na pewno zainteresuje szerokie grono odbiorców. Do wyboru tego urządzenia należy podchodzić z pewną znajomością zagadnienia, ważnych parametrów kas i ich rodzajów. Nie jest to prosta tematyka. Generalnie, kasę fiskalną należy dobierać do konkretnego rodzaju działalności gospodarczej.

Podstawowym kryterium doboru kasy fiskalnej jest rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, dla której zakup urządzenia jest koniecznością. Urządzenia fiskalne można zasadniczo podzielić na:

  • Kasy fiskalne, wśród których wyróżnia się:

  • Kasy jednostanowiskowe – stanowią zdecydowanie najbardziej liczną grupę kas fiskalnych dostępnych obecnie na rynku. Takie kasy w nowoczesnej swej formie, bez względu na wielkość, mają możliwość współpracy z innymi urządzeniami, tj. z wagą, czytnikiem kodów kreskowych, czy też z komputerem. Można też zakupić zwyczajną kasę fiskalną, która nie ma wskazanych udogodnień. W praktyce mało kto przyłącza urządzenia zewnętrzne do kasy fiskalnej, pomimo, że kasa posiada taką możliwość. Dzieje się tak z uwagi na to, że na rynku brakuje programów magazynowych, które mogłyby obsługiwać dany model kasy fiskalnej. Na próżno można szukać programów komputerowych do kas nowych lub mało znanych.
  • Kasy przenośne – najważniejszym elementem tego rodzaju kas jest ich mobilność. Wyposażone są one w akumulator, stabilizację rolek papieru, stanowiącą zabezpieczenie przed przemieszczaniem się rolek podczas przenoszenia kasy z miejsca na miejsce. Istotnym elementem technicznym kas przenośnych jest to, że są one wysoce odporne na niekorzystne warunki otoczenia, czyli na wysokie lub bardzo niskie temperatury i dużą wilgotność powietrza. Klawiatura takich kas najczęściej jest zrobiona z sylikonu lub gumy, przez co nie ma możliwości zawilgocenia wewnętrznych układów znajdujących się w takiej kasie. Kasy przenośne dają mały poziom komfortu użytkownikom, także nie stosuje się je przy dużym obrocie. Bywa, że w kasach tych występuje możliwość zasilania z gniazdka zapalniczki samochodowej, dzięki czemu kasy te mogą być stosowane np. przez taksówkarzy.
  • Kasy systemowe – grupa kas adresowanych do dużych placówek handlowych. Mogą one pracować w sieci z komputerem i szeregiem innych kas. Ponadto, są kompatybilne z innymi urządzeniami, wpływającymi na przyspieszenie obsługi klienta, na przykład z wagą lub czytnikiem kodów kreskowych. W przypadku tych kas fiskalnych, transmisja danych do komputera odbywa się w czasie rzeczywistym.
  • Kasy komputerowe- najnowocześniejsze kasy fiskalne, będące połączeniem komputera z drukarką fiskalną. Wyposażono je w monitor. Takie kasy fiskalne dają nieograniczone wprost możliwości, można do nich podłączyć inne urządzenia zewnętrzne. Najczęściej kasy komputerowe spotykane są w supermarketach. Funkcjonalność kasy komputerowej uzależniona jest od stosowanego w niej programu magazynowego.

  • Drukarki fiskalne – są to urządzenia przyłączane do komputera, w którym zainstalowano odpowiedni program magazynowy. Najczęściej są one wykorzystywane w firmach wystawiających faktury VAT dla zdecydowanie największej grupy klientów. Kosztują one więcej niż kasy fiskalne, a sprzedawca wystawiający fakturę z komputera, w sposób automatyczny otrzymuje paragon do faktury. Niestety, ale drukarki fiskalnej nawet podłączone do komputera, nie mogą w sposób samodzielny wystawiać paragonów. Przed dokonaniem zakupu konkretnego rodzaju kasy fiskalnej, kupujący powinien określić, jaka jest przeciętna liczba obsługiwanych dziennie klientów, w jakim środowisku ma docelowo działań kasa fiskalna, jakie są perspektywy rozwoju przedsiębiorstwa w przyszłości oraz jaki jest średni czas obsługi klienta. Odpowiadając na kolejne pytania, krystalizuje się nam obraz kasy, jaka będzie najlepiej dobrana do naszych potrzeb.

    • Bardzo ważny jest wybór mechanizmu drukującego, jaki będzie funkcjonował w naszej kasie. Do wyboru mamy mechanizmy drukujące igłowo i termicznie. Mechanizmy igłowe są głośne i zdecydowanie wolniejsze od termicznych. Na dodatek, do ich funkcjonowania konieczne są taśmy barwiące. Niemniej jednak, z reguły w eksploatacji kasy te są tańsze od innych. Z kolei, zaletą drukarek termicznych jest cicha i szybka praca, ale wadą jest to, że konieczny do nich papier termiczny jest na ogół dwa razy droższy od papieru offsetowego stosowanego w drukarkach igłowych dwutraktowych. Warto podkreślić, że zadrukowane rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach, ponieważ w innym przypadku mogą wyblaknąć i nie będą możliwe do odczytania. Rolki kopiowane z kasy fiskalnej powinny być przechowywane przez 5 lat, bowiem w takiej perspektywie czasu Urząd Skarbowy może przeprowadzić kontrolę.

    W każdym przypadku sprzedaż za pośrednictwem kasy fiskalnej odbywa się na podstawie kodów, zaprogramowanych wcześniej w kasie przez samego użytkownika lub serwis. W obiegu znajdują się dwa sposoby programowania kodów w kasach fiskalnych. Mowa tu o kodach ogólnych i kodach szczegółowych. Kody ogólne wyznaczają daną grupę towarów pod konkretną nazwą, do której przypisana jest odpowiednia stawka podatku VAT. Z kolei, kody szczegółowe określają precyzyjnie nazwę każdego towaru, cenę sprzedaży i stawkę VAT, a czasem również kod kreskowy i cenę zakupu. Sprzedaż za pomocą kodów szczegółowych polega tylko na podaniu kasie numeru kodu odpowiadającego danemu produktowi. Najczęściej kod podaje się poprzez czytnik kodu kreskowego, dzięki czemu sprawność obsługi klienta zostaje wydatnie zwiększona. Ilość kodów w kasach fiskalnych nie jest istotna, ponieważ w nowoczesnych kasach wynosi ona od kilkuset do kilku tysięcy. W zwyczajnych sklepach spożywczych kasa fiskalna powinna mieć możliwość zaprogramowania co najmniej 4000 kodów.

    Popularni producenci kas fiskalnych i ich produkty

    Kasy fiskalne są produkowane przez takie firmy jak: Datecs, ELCOM, Elzab, Elemis, Emar, Farex, FASY, Farimex, Gigametr, Incotex, Innova, Mercury, NOVITUS, POSNET, Sharp, Streamsoft, Telestar i TORELL.

    Z kolei, drukarki fiskalne znajdziemy w asortymencie następujących producentów: ARGOX, Bixolon, Brother, Dataprocess, Dymo, Elemis, Emar, Elzab, Epson, Farimex, FASY, Innova, Novitus, POSNET, Printronix, SATO, Telestar, Toshiba, TORELL, Zakłady Urządzeń Komputerowych oraz Zebra.

    Najczęściej zadawane pytania przed zakupem

    • Kiedy należy zakupić kasę fiskalną?

      Powinniśmy zainteresować się zakupem kasy fiskalnej przynajmniej na miesiąc przed terminem fiskalizacji, czyli rozpoczęcia ewidencji sprzedaży produktów i usług na kasie. Dzięki temu będziemy mieli wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z funkcjami kasy i oswojenie się z jej zasadami eksploatacji, jeszcze w trybie niefiskalnym. W tym czasie kasa fiskalna nie zapisuje obrotów do pamięci fiskalnej, także użytkownik może na niej spokojnie ćwiczyć. Popełnienie jakiegokolwiek błędu nie pociąga w takim przypadku odpowiedzialności skarbowej.

    • Ile klientów dziennie obsługujesz?

      Dla sklepów o małym natężeniu sprzedaży, np. do 50 klientów dziennie poleca się zakup kasy fiskalnej z mechanizmem igłowym. Będą tu dobre drukarki igłowe na dwuwarstwowy papier oryginał i kopia. Dla większej liczby klientów na dzień lepsze będą kasy fiskalne z drukarką termiczną.

    • Jaka kasa będzie odpowiednia dla handlu obnośnego?

      W takim przypadku naturalnie kasa musi być mała, lekka, poręczna i przenośna, odporna na szkodliwe warunki atmosferyczne. Musi posiadać zabezpieczenie rolek papieru przed przemieszczaniem się i dosyć wydajny akumulator. Dobrze by było, aby umieszczona była w wygodnej, usztywnionej torbie, wyłożonej pianką. W takich kasach najczęściej sprzedaż odbywa się według kodów ogólnych.

    • Jaką kasę wybrać dla osiedlowego sklepu spożywczego?

      Taki sklep z reguły ma nie więcej niż 200 klientów dziennie. Najczęściej w kasach fiskalnych w tym przypadku są stosowane kody ogólne, a kasa jest podłączona do komputera i czytnika kodów kreskowych. Zdecydowanie ułatwia to obsługę klienta, która staje się szybsza. Bardzo ważną kwestią w sklepie spożywczym jest posiadanie kasy rezerwowej, na wypadek awarii. Zalecana jest tu kasa fiskalna z mechanizmem drukującym igłowym dwutraktowym lub termicznym.

    Podsumowanie

    Wybór kasy fiskalnej dla swojej działalności powinien być gruntownie przemyślany. Trzeba wybrać nie tylko sam rodzaj kasy, ale również na przykład mechanizm drukujący. Wpływa to na przyszłe koszty eksploatacji kasy. Stosując porady z naszego poradnika nie powinniście mieć większych problemów z doborem kasy fiskalnej dla swojej firmy.

    Podobne poradniki


    Strona wygenerowana 2024-04-25 08:19:02, 120